Value@Stake Mission-critical insights

10 vragen die elke werkgever moet kunnen beantwoorden

Wereldwijd zijn gezondheidsorganisaties. overheden en aandelenmarkten in beroering door het Coronavirus. Op dit moment is het virus gedetecteerd in 123 landen maar dit aantal zal waarschijnlijk verder stijgen.

Terwijl wereldleiders en de wetenschappelijke gemeenschap proberen COVID-19 te bestrijden, proberen mensen hun dagelijkse leven in evenwicht te brengen en maken zij zich zorgen over de risico’s voor zichzelf en hun dierbaren. Over de hele wereld zijn mensen bang om besmet te raken, met name op het werk en in het woon-werkverkeer.

 

 

Hoe moeten bedrijven reageren op de vragen die hun werknemers hebben?

Het People & Change-team van onze global partner FTl Consulting Strategic Communications heeft een lijst samengesteld met tien vragen die alle organisaties nu moeten kunnen beantwoorden om hun personeel gerust te stellen en de bedrijfscontinuïteit te bewaren tegen de achtergrond van de zich ontwikkelende pandemie. Het originele Engelstalige artikel treft u hier

 

1. “Hoe volgt de organisatie de situatie en wie neemt de beslissingen voor ons? “

DO

Zorg ervoor dat er een duidelijke bestuursstructuur is voor het monitoren van de situatie en het  nemen van belangrijke beslissingen, en dat alle ‘beslissers’ zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden. U moet in staat zijn om uw mensen te vertellen WIE de leiders / teams of functionarissen zijn  die aan het hoofd van deze crisis staan, en kunnen aangeven HOE zij de bedrijfscontinuïteit ondersteunen en de risico’s voor de werknemers verminderen.

DON’T

Verwijs werknemers NIET naar interne contactpersonen zonder dat die zijn geïnformeerd over hun verwachtingen bij het beantwoorden van vragen over COVID-19. Ga er niet vanuit dat ze op de hoogte zijn van de huidige crisisprotocollen en als u hierin wijzigingen aanbrengt, zorg er dan voor dat ze op de hoogte zijn van hoe de huidige processen kunnen evolueren en dat zij -indien nodig- daarbij zullen worden geraadpleegd.

 

2. “Hoe worden we geïnformeerd als we niet op kantoor zijn of geen toegang hebben tot het netwerk? “

DO

Wees duidelijk tegen werknemers over hoe zij in deze situatie informatie van u zullen krijgen. Als u een organisatie leidt waar werknemers nog niet gewend zijn aan telewerken, is dit het moment om ervoor te zorgen dat uw IT-systemen zijn toegerust om uitgebreide ondersteuning te bieden op het gebied van toegang tot tools en training.

DON’T

Vertrouw NIET op één communicatiekanaal. Zorg ervoor dat u uw mensen op meerdere manieren kunt bereiken en zorg ervoor dat u deze nu test. Organisaties die er niet op tijd in slagen hun werknemers verbonden te houden, zullen waarschijnlijk de grootste problemen ervaren.

 

3. “Wanneer treden noodsystemen /-protocollen in werking?”

DO

Wees duidelijk tegen werknemers over de situatie waarin het bedrijf zich bevindt, hoe uw risicoschatting er nu uitziet, en waar deze naartoe kan gaan. Veel organisaties in de zwaarst getroffen gebieden hebben al vestigingen gesloten. Anderen melden aan hun werknemers dat dit binnenkort kan gaan gebeuren. Als u grote verstoringen van de bedrijfsprocessen verwacht. zorg er dan voor dat medewerkers dit als eerste van u horen. Zorg er ook voor dat uw mensen begrijpen langs welke lijnen u beslissingen neemt en welke mogelijke triggers daarop van invloed zullen zijn.

DON’T

Doe geen voorspellingen over hoe u denkt dat dit zal aflopen. De mediastorm over het coronavirus is enorm. en het is niet uw rol om dit te duiden. Wat uw mensen van u nodig hebben, is inzicht in hoe het bedrijf hierop reageert of anticipeert, welke voorzieningen het treft om werknemers te helpen om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen en hun persoonlijke risico’s te beheersen.

 

4. “Wat is de relatie tussen wat we horen van lokale gezondheidsautoriteiten en wat we horen van het bedrijf? Wie moeten we volgen?”

DO

Doordring uw medewerkers ervan hoe de volksgezondheidsrichtlijnen van de overheid aansluiten bij uw bedrijfspraktijk, en geef voor werknemers aan welke instanties u volgt om besluitvormings- en escalatieprocessen op te baseren.

DON’T

Verspil geen tijd aan het herhalen van alle informatie die beschikbaar is uit andere bronnen. Richt u op het communiceren van wat medewerkers moeten weten vanuit het perspectief van uw organisatie.

 

5. “Hoe stel ik als leidinggevende mijn mensen gerust?“

DO

Herhaal de strategie van uw organisatie met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit en het risicobeheer. Betrek uw mensen bij relevante oplossingen rond klanten of klantondersteuning. Wees empathisch. (H)erken de zorgen van werknemers en geef prioriteit aan gedetailleerde uitleg over wat COVID-19 betekent voor het beleid gericht op de gezondheid en veiligheid van werknemers,  ziekteverlof, ziekengeld en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Zorg voor een aantal kanalen om met werknemers te communiceren en vergeet niet te communiceren met medewerkers die met verlof zijn.

DON’T

Probeer NIET om alle nieuwsberichten en updates over Covid-19 te delen. Versterk geen geruchten of informatie uit onbetrouwbare bronnen en zorg ervoor dat alle communicatie kalm, evenwichtig en feitelijk is.

 

6. “Maakt de Raad van Bestuur /het Executive Committee / de directie zich zorgen?”

DO

Wees u bewust van het gedrag van uw management team in reactie op de crisis. Leiderschapsgedrag en tone of voice doen ertoe. Uw mensen zullen van de top verwachten dat ze gezaghebbende, informatieve communicatie de organisatie instuurt en een gedetailleerde planning heeft voor crisissituaties. Managers die in normale tijden een sterke, fysieke aanwezigheid en zichtbaarheid hebben, moeten zich aanpassen aan leiding geven op afstand nu veel kantoren gesloten zijn en teamleden vanuit huis werken.

DON’T

Sta niet toe dat management teams of hun gezag afwezig lijken – zorg ervoor dat reguliere  vergaderingen en andere routines zo veel mogelijk doorgang blijven vinden.

 

7. “Wat doet het bedrijf om ons te beschermen?”

DO

Maak duidelijk welke stappen uw bedrijf neemt om het gezondheidsrisico voor werknemers en de bedrijfsrisico’s voor de organisatie te verminderen. Als het interne beleid verandert – of het nu gaat om HR, IT, reizen, het houden van bijeenkomsten met externe gasten – maak dit dan onmiddellijk bekend. Wijs werknemers op nieuwe bedrijfsrisico’s zodra u ze identificeert (zoals de recente berichtgeving in de Wall Street Journal dat criminelen de dreiging van het virus gebruiken om malware te verspreiden).

DON’T

Overlaad uw mensen niet met informatie. Helderheid en eenduidigheid staan ​voorop, dus geef prioriteit aan zaken waar werknemers alert op moeten zijn.

 

8. “Wat kunnen we doen om onszelf te beschermen? “

DO

Wees duidelijk over uw beleid met betrekking tot gezondheid en veiligheid, en de bedrijfscontinuïteit. Zorg ervoor dat werknemers beslissingen mogen nemen over zaken die hen helpen om risico’s voor zichzelf en hun gezinsleden zoveel mogelijk te beperken. En zorg ervoor dat dit beleid duidelijk wordt gecommuniceerd naar alle onderdelen het bedrijf.

DON’T

Overlaad uw werknemers NIET met adviezen die ook te vinden zijn bij de verschillende volksgezondheidsinstanties.

 

9. “Hoe zorgt het bedrijf voor mij als ik op zakenreis ben?”

DO

Leg alle medewerkers uit wat ze moeten weten over reizen. Dit onderwerp heeft hoge prioriteit vanwege het risico dat men het virus op reis kan oplopen, maar ook omdat medewerkers in het buitenland ziek kunnen worden en/of mogelijk in quarantaine moeten. Zorg ervoor dat u al het personeel duidelijkheid kunt bieden over het zakenreisbeleid en richtlijnen, welke landen (niet) mogen worden bezocht, protocollen voor toegang tot gezondheidszorg enz. Erken de zorgen en angsten die uw mensen hebben over dit onderwerp, en zorg ervoor dat, als zakelijke reizen al toegestaan zijn, medewerkers de vrijheid hebben om zakelijke reizen te weigeren als ze dat niet willen.

DON’T

Onderschat niet hoeveel zorgen gepaard gaan met (zaken)reizen. Veel werknemers zullen zich niet alleen zorgen maken om hun eigen gezondheid, maar ook om die van vrienden, familie en de kwetsbaren in hun omgeving. Ook kunnen werknemers bang zijn voor repercussies als ze niet willen reizen.

 

10. “Wat is het beleid rond ziekteverlof?”

DO

Zorg ervoor dat u heel duidelijk bent over de tijdelijke maatregelen die uw organisatie neemt om medewerkers aan het werk te houden en ziekteverlof te beheersen. Vergewis u ervan of uw beleid het personeel mogelijk aanmoedigt om aan het werk te gaan, ook als ze ziek zijn.

DON’T

Geef geen signalen af dat loopbaanvooruitzichten nadelig worden beïnvloed als werknemers ervoor kiezen vanuit huis te werken. En besef dat de keuzes van sommige werknemers om door te werken en zelfs naar kantoor te willen komen, zelfs als ze ziek zijn, mede worden ingegeven door financiële motieven . Organisaties moeten hun standpunt over ziekteverlof aanpassen en hierover zo snel en duidelijk mogelijk naar werknemers communiceren om onnodige angst (en gezondheidsrisico’s!) weg te nemen.

 

 

MEER BLOGS VAN Team

WHITEPAPER ‘HET F-WOORD’

Ondanks de corona-noodhulp en de voorgenomen exitstrategie zien veel bedrijven dat zonder ingrijpende maatregelen hun voortbestaan in gevaar komt. En zelfs als alles -hopelijk snel- achter de rug is, betekent het Nieuwe Normaal niet ‘business as usual’. Vrijwel niemand ontkomt eraan om voor de l...

LEES VERDER

WHITEPAPER MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES

Vandaag verscheen de whitepaper “MEER AANDACHT VOOR EFFECTIEF EN STRATEGISCH STAKEHOLDERMANAGEMENT VEREIST, MAAR HOE GAAT MIJN ORGANISATIE DAT DOEN?, van onze bestuurlijke expert Lars Hooning. Speciaal voor organisatieprofessionals die hun vaardigheden in stakeholdermanagement in een snel ver...

LEES VERDER

MEER BLOGS

IN HET OOG VAN DE STORM

THEMA: CRISISCOMMUNICATIE – Als we de mensen die er iets vanaf weten mogen geloven (en dat mogen we, zou Mart Smeets zeggen), bevinden we ons nu in het oog van de storm. De voorkant van de coronastorm hebben we afgeslagen, of beter, onder controle gekregen. Dat deden we door massaal gehoor te ...

LEES VERDER

WHITEPAPER ‘HET F-WOORD’

Ondanks de corona-noodhulp en de voorgenomen exitstrategie zien veel bedrijven dat zonder ingrijpende maatregelen hun voortbestaan in gevaar komt. En zelfs als alles -hopelijk snel- achter de rug is, betekent het Nieuwe Normaal niet ‘business as usual’. Vrijwel niemand ontkomt eraan om voor de l...

LEES VERDER