Lars Hooning Associate Director

THEMA: COMPLIANCE EN COMMUNICATIE ♦ Nederlanders zijn soms een merkwaardig volk: enerzijds zijn wij gek op regels en als er die nog niet zijn dan verzinnen wij die ter plekke. Anderzijds willen we dat niet altijd alles verplicht en geregeld wordt en moet het aan ons zelf worden overgelaten om onze eigen zaakjes te regelen. De overheid dient dan ver weg te blijven. Er zijn kennelijk belangen in het spel die bepalen of er wel of geen regels moeten zijn. Ofwel: het hemd is nader dan de rok.

Opgeleid als “ZKK-jurist” (Zelfstandig, Kritisch en Kreatief) te Rotterdam leerde ik het leerstuk van de Diabolische Werking van de Reductionistische Binding. Dat komt er in wezen op neer, dat als je de spelregels accepteert je je eigen handeling- en bewegingsruimte beperkt. Met andere woorden: als je Monopoly speelt en je bent ook nog de bank dan heb je geaccepteerd dat je niet je eigen privé kas met geld van de bank onder de tafel mag aanvullen. Doe je dat wel dan lig je uit de groep. In zoverre kan ik begrijpen dat je als mens en als organisatie wars bent van al te veel regels. Eigenbelang dus.

Iets anders is het echter als je zelf je eigen regels in de vorm van bijvoorbeeld een gedragscode gaat vastleggen en plechtig of zelfs met verwijzing naar het almachtige opperwezen belooft je als organisatie daar aan te houden. Of dat je regels van de overheid dreigt opgelegd te krijgen omdat dit voor de overheid een instrument bij uitstek is om de samenleving gestuurd te krijgen of een probleem op te lossen of iets anders in gang te zetten. Om al te strikte regels te voorkomen sluit de overheid een convenant af met (tegen)partij(en) en dat kunnen bedrijven zijn en/of maatschappelijke organisaties.

Mijn eigen ervaring is dat er met de overheid prima afspraken te maken zijn. In de tijd dat ik werkzaam was bij een werkgeversorganisatie in de metallurgische industrie sloten wij een convenant over het efficiënter omgaan met energie en welke doelstellingen de industrie jaarlijks zou halen. Dat bleek voor onze organisatie toen een goed middel om de bedrijven mee te krijgen. Bedrijven zagen de voordelen en werkten er volop aan mee. Wet- en regelgeving zou naar mijn overtuiging veel minder effectief zijn geweest. Maar goed, een convenant is iets anders dan een zelf opgestelde (gedrags)code al was het maar dat je gezamenlijk doelstellingen afspreekt en wat er gebeurt als die niet gehaald worden.

Gedragscodes zijn toch iets van de organisatie zelf. Hoewel de overheid bij een maatschappelijk issue indringend aan een branche of een bedrijf kan vragen eigen regels op te stellen is het ter hand nemen van de pen en het plechtig en schriftelijk beloven iets nooit meer te doen – of juist wel te doen als je iets bewust was vergeten – iets wat het bedrijf of de sector zelf doet. Vaak speelt er een maatschappelijk issue gekoppeld aan de organisatie. De Nederlanders morren, “de krant van wakker Nederland” mort lekker mee en gooit hier en daar nog wat olie op het vuur en de sector die onder vuur ligt, neemt het besluit om een eigen gedragscode af te sluiten. Een stap waarmee de suggestie wordt gewekt dat problemen uit het verleden voorbij zijn en dat er nu wezenlijk anders en beter (!) door het personeel inclusief bestuurders en toezichthouders wordt gewerkt. Qua communicatie een handige zet maar onhandig als het daarbij blijft. Want je schiet als organisatie in je eigen voet als je niet de bijbehorende cultuur, de bijbehorende organisatie met haar interne processen aanpast e.d. Want juist dát is nodig om te voorkomen dat dat ene vervelende voorval, die ene periode waarin alles anders ging, zich weer gaat voordoen.

In mijn AVG-adviespraktijk zie ik een vergelijkbare ontwikkeling; vanuit de dreiging van de AVG en haar in potentie torenhoge boetes worden er privacyverklaringen opgesteld waarin de organisatie i.c. ‘de verantwoordelijke’ aangeeft hoe men omgaat met de persoonsgegevens van betrokkene. Vaak wordt er een jurist bij gehaald (hetgeen ik overigens nooit zou doen, als het alleen maar daarbij blijft)  die in mooie volzinnen verklaart hoe het er aan toe gaat. Vervolgens is op de site de privacyverklaring niet te vinden en als die wel te vinden is dan moet je flink zijn opgeleid om het te kunnen snappen. Ik chargeer maar even.

De echte uitdaging zit in de wereld na (!) het opstellen van de privacyverklaring of de gedragscode; de ruimte achter de voordeur. Hoe ga je het regelen? Hoe ga je voorkomen dat wat je belooft te vermijden toch gebeurt? Hoe laat je als bestuurder zien dat je wel in control bent? Daar zit de kern van de uitdaging in. Dat vraagt om hardcore besturen en ook om hardcore toezicht uitoefenen. Duidelijkheid, eerlijkheid, vertrouwen en transparantie zijn belangrijke waarden in onze samenleving en dodelijk voor je reputatie als je die niet hebt of had. En dat is iets waar bankiers, verzekeraars, accountants, medici, farmaceuten verenigd in de VIG en al die andere beroepsgroepen die gedragscodes hebben opgesteld – al dan niet gepaard gaande met het in de kantine verzamelen van de medewerkers en die plechtig een eed of belofte laten afleggen – rekening mee moeten houden. Dus als je een code opstelt laat het ons Nederlanders dan ook regelmatig weten hoe het er aan toe gaat, of het werkt of niet en wat je dan aan bijsturing doet enz. Wil of kun je dat niet; stop dan onmiddellijk en schrap de code! Anders wordt het diabolisch.

Het is zoals wij dat in mijn woonstede Rotterdam zo mooi en krachtig weten te zeggen: “Geen woorden maar daden”! En daarom zijn er voor de leden van voornoemde doelgroepen, als ze hier een wit overhemd kopen, de hemdsmouwen bij voorbaat opgerold. Kun je gelijk aan de bak.

MEER BLOGS VAN Lars Hooning

BOUWEN AAN VERTROUWEN

THEMA: REPUTATIEMANAGEMENT / In het normale, gangbare grote mensenleven waar je voor je geld moet werken is het leven overzichtelijk: je hebt een opleiding, daar doe je bij voorkeur vakmatig iets mee en voor al je inzet krijg je iedere maand je salaris. Je hebt een baas die je vertelt wat je moet d...

LEES VERDER

AVG EN BESTUURDERS: GEWOON MOUWEN OPROLLEN

THEMA: BESTUURSCOMMUNICATIE ♦ In de afgelopen maanden heb ik met veel genoegen allerlei organisaties – zeg maar het maatschappelijk middenveld in Rotterdam e.o. – mogen helpen met het geven van voorlichting over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Boeiende avonden met ge...

LEES VERDER

MEER BLOGS

ZORGEN DAT OOK IN DE MEDIA NIETS BOVEN GRONINGEN GAAT

THEMA: ISSUEMANAGEMENT – Als er ooit een provincie was met een terechte noodkreet dan is het wel die van het door aardbevingen getroffen Groningen. Okee, de nood van Zeeland in 1953 was acuter, maar die van Groningen is langduriger en letterlijk en figuurlijk slopender. En de nood is ook nog e...

LEES VERDER

OFF-THE-RECORD SESSIE, 25 APRIL 2019

Bestuurders  van organisaties liggen onder het maatschappelijke vergrootglas. Dat merken zij steeds vaker aan den lijve. De vraag naar meer transparantie, nieuwe morele en ethische normen, de aandacht van media voor maatschappelijke organisaties, sociale media waarbinnen verdenkingen, beschuldi...

LEES VERDER