Edwin van Wijk Managing Partner

THEMA: TRANSITIECOMMUNICATIE – Bij een onverwachte bestuurswisseling is voorbereiding van cruciaal belang. Planning voor transparante en effectieve communicatie over het ongeplande vertrek van sleutelfiguren in de top van de onderneming kan namelijk een groot aantal risico’s, waaronder marktonzekerheid en scherpe fluctuaties in de bedrijfsprocessen, verlies van beurswaarde, vertrek van toptalent en het verlies van klanten, aanzienlijk beperken. Leiderschapswisselingen komen in elke organisatie voor, maar een ongeplande wisseling aan de top maakt stakeholders nerveus, en dat wordt verergerd als bedrijven hierover gebrekkig communiceren.

Onze global partner FTI Consulting Strategic Communications heeft hierover recentelijk een onderzoek gehouden onder medewerkers, investeerders en andere stakeholders van grote ondernemingen. Hieruit bleek dat dat investeerders vinden dat slechts 42 procent van alle bedrijven die te maken hebben (gehad) met ongeplande wisselingen aan de top, dit op een goede manier hebben gedaan.

Het plotselinge vertrek van een topman (m/v) kan ​​allerlei redenen hebben: Druk van activistische aandeelhouders of de toezichthouder, een conflict met medebestuurders of commissarissen, een persoonlijke tragedie, een misdrijf en natuurlijk plotselinge ziekte of het onverwacht overlijden van de ceo. Maar wat de aanleiding voor zijn (of haar) plotselinge vertrek ook is, als de situatie niet direct goed wordt gemanaged kan het bedrijf snel in een neerwaartse spiraal terecht komen.

Voor een soepele, onverwachte leiderschapswisseling is het cruciaal dat de belangrijkste stakeholders -gedurende het hele proces- goed en snel worden geïnformeerd. Dit lukt alleen als het bedrijf een plan voor transitiecommunicatie heeft, met een 360 graden-aanpak voor alle cruciale belanghebbenden bij de onderneming. En ondanks het feit dat de prioriteiten van de diverse stakeholdergroepen aanzienlijk kunnen verschillen, is uit het onderzoek van FTI Consulting gebleken dat hun behoeften in veel opzichten vergelijkbaar zijn.

Alle bedrijven kunnen met een plotselinge, ongeplande wisseling aan de top te maken krijgen.  De volgende drie adviezen kunnen ertoe bijdragen dat de stakeholders van deze bedrijven tijdens deze gevoelige periode van verandering ‘aan boord’ blijven.

TIP 1. Ken uw stakeholders!

Uw personeel is uw belangrijkste stakeholdergroep, belangrijker nog dan aandeelhouders, klanten, leveranciers, business partners en toezichthouders. Dat vinden niet alleen de werknemers zelf, de ondervraagde investeerders vinden dit ook.

Maar omdat er voor werknemers en investeerders zo veel meer op het spel staat dan voor de andere stakeholdergroepen, verwachten vooral zij, gedurende het hele proces, openheid en duidelijke communicatie door de leiders van het bedrijf. Elk bedrijf moet daarom vooraf(!) de verwachtingen, prioriteiten en zorgen van zijn stakeholders kennen. Maar ook de manier waarop zij, in tijden van verhoogde gevoeligheid, door het bedrijf willen worden geïnformeerd.

Investeerders en financiers

Omdat financiële investeerders vooral willen weten wat de mogelijke gevolgen van de ongeplande leiderschapswisseling zullen zijn voor de bedrijfscontinuïteit, gaat hun aandacht vooral uit naar de bestuurders en het senior management van de onderneming. Zij verwachten dan ook door de nieuwe topman goed te worden geïnformeerd over een eventuele aanpassing van de strategie.

Investeerders beseffen dat bij een plotselinge leiderschapswisseling de werknemers van de onderneming topprioriteit moeten zijn. Ze vinden de bedrijfscontinuïteit op de korte termijn namelijk nóg belangrijker dan alle andere transitieprioriteiten, zoals het onderhouden van goede contacten met de media.

Ook (juist!) als er weinig tijd is, heeft een nieuwe (interim) ceo baat bij effectieve communicatie met zittende bestuurders en senior managers, zodat zij snel duidelijkheid hebben over de richting die moet worden ingeslagen, hoe korte termijn-issues moeten worden aangepakt, hoe hierover naar medewerkers, klanten, leveranciers en de buitenwereld (media) moet worden gecommuniceerd en door wie.

Bij een ongepland vertrek van een topman verwacht 75% van de door FTI Consulting geënquêteerde investeerders een aanzienlijk grotere betrokkenheid van de Raad van Bestuur. Door het “shock-effect” van een ongeplande leiderschapswisseling kunnen investeerders zich onzeker voelen, dus is het van groot belang om een ​​duidelijke strategie te hebben voor het informeren van deze belangrijke stakeholdergroep.

Werknemers

Medewerkers zullen opheldering vragen over de nieuwe ‘kapitein op het schip’, wat zijn/haar visie en strategie is en welke gevolgen dit zal hebben voor hun werk. Totdat ze begrijpen hoe het bedrijf van plan is om weer vooruit te komen voelen veel werknemers zich kwetsbaar. Dat is niet bevorderlijk voor de arbeidsproductiviteit en kan ertoe leiden dat de beste mensen ‘eieren voor hun geld kiezen’.

Senior executives, met name diegenen die het dichtst bij de oude topman stonden, kunnen na het vertrek van ‘hun’ baas besluiten het bedrijf ook te verlaten, wat verdere vragen en onzekerheid onder het personeel kan veroorzaken. Als het vacuüm niet snel wordt gevuld met accurate informatie vanuit de top, zullen geruchten en roddels al snel het gesprek bij de koffieautomaat bepalen.

Medewerkers die door FTI Consulting zijn ondervraagd, verwachtten dat het bedrijf hen snel en gelijktijdig informeert. De grootste groep, 73% van de respondenten, geeft daarbij de voorkeur aan een town-hall meeting, 61% krijgt de informatie liever per e-mail en 59% wil een persoonlijk gesprek met hun leidinggevende.

Medewerkers willen snel concrete resultaten zien, in de vorm van interim-benoemingen of interne aankondigingen. Daarbij vinden ze het van cruciaal belang dat de overgebleven bestuurders en leidinggevenden zichtbaar aanwezig en goed toegankelijk zijn. Communicatie op schrift, in combinatie met de zichtbare, persoonlijke aanwezigheid van directie en management op de werkvloer is daarom essentieel.

TIP 2. Ontwikkel een 360 graden-benadering

In het hyper-connected digitale landschap van vandaag, opereert niemand geïsoleerd. Berichten bestemd voor een enkele doelgroep kunnen zich snel verspreiden naar een breder publiek. Medewerkers luisteren naar analyst calls. Beleggers volgen hun social media feeds van minuut tot minuut. Activistische aandeelhouders sturen brieven en emails rechtstreeks naar de media, beleggers en business partners. Omdat iedereen rondom het bedrijf voortdurend met elkaar in contact staat en met elkaar in gesprek kan treden, kan het een enorme uitdaging zijn om controle te houden over de communicatie en invloed uit te oefenen op belangrijke doelgroepen.

De meeste bedrijven hebben geen ‘brede reservebank’ met stakeholder minded talent. Vooral wanneer een bedrijf een CEO verliest die sterk was in het onderhouden van contacten en relaties met de belangrijke stakeholdergroepen, kan het risico bestaan dat deze stakeholders het communicatie vacuüm vullen met geruchten of misinformatie (die daardoor snel werkelijkheid worden).

Een tijdelijke benoeming van een interim ceo zorgt voor tijd en rust om de zorgen van het alle interne en externe stakeholders te verminderen, terwijl het bedrijf in de tussentijd naarstig op zoek is naar de juiste opvolger voor de lange termijn En dit is dan ook precies wat stakeholders verwachten – 86% van de werknemers en 84% van de ondervraagde investeerders vinden dat een bedrijf in het geval van een ongeplande wisseling aan de top snel(!) een interim manager moet benoemen.

Bij een ongeplande bestuurswisseling vinden zowel werknemers als aandeelhouders de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten het allerbelangrijkst. Beide groepen zien een snelle terugkeer naar  “business as usual” als het meest kritieke element in een ceo-transitie.

TIP 3. Handel snel en doortastend

Snel en doortastende handelen is absolute noodzaak tijdens een ongeplande bestuurswisseling.  Hoewel het vertrek van een business unit directeur minder alarmerend lijkt dan het opstappen van een ceo, is het voor medewerkers bijna net zo impactvol. De door FTI ondervraagde werknemers rangschikten het plotselinge vertrek van een business unit leider direct na dat van de ceo, maar boven dat van de cfo.

MEER BLOGS VAN Edwin van Wijk

SNEUVELT INTEGRITEIT IN (CORONA) CRISISTIJD?

Het is nog maar een paar maanden geleden dat we in Nederland geen weet hadden van wat ons in 2020 boven het hoofd hing. Die virusuitbraak in China leek ons niet te zullen deren en als ie toch onze kant op zou komen, dan zou het niet meer zijn dan een iets zwaarder dan gebruikelijk griepje. Hier was ...

LEES VERDER

CORONASLAATJES

Terwijl bijna iedereen zijn adem inhoudt voor de ramp die in de komende weken en maanden over ons heen komt, en bidt, duimt of klapt voor de zorgverleners die in de frontlinie staan of binnenkort komen te staan, zijn er bedrijven die het nodig vinden om een reputatieslaatje uit de coronacrisis te sl...

LEES VERDER

MEER BLOGS

IN HET OOG VAN DE STORM

THEMA: CRISISCOMMUNICATIE – Als we de mensen die er iets vanaf weten mogen geloven (en dat mogen we, zou Mart Smeets zeggen), bevinden we ons nu in het oog van de storm. De voorkant van de coronastorm hebben we afgeslagen, of beter, onder controle gekregen. Dat deden we door massaal gehoor te ...

LEES VERDER

WHITEPAPER ‘HET F-WOORD’

Ondanks de corona-noodhulp en de voorgenomen exitstrategie zien veel bedrijven dat zonder ingrijpende maatregelen hun voortbestaan in gevaar komt. En zelfs als alles -hopelijk snel- achter de rug is, betekent het Nieuwe Normaal niet ‘business as usual’. Vrijwel niemand ontkomt eraan om voor de l...

LEES VERDER