Lars Hooning Associate Director

THEMA: BESTUURSCOMMUNICATIE ♦ Wat is de beste actie die je kunt doen om jezelf als nieuwe bestuurder binnen een organisatie op de kaart te zetten?  Hoe maak je zo snel mogelijk de kaders duidelijk en geef je aan welk gedrag wel of niet door jou wordt geaccepteerd? Het antwoord is simpel: zorg voor een “lijk”.

Stel je bent net in functie als bestuurder van een vereniging, bijvoorbeeld in een rol waarin je met alle leden van de vereniging te maken hebt: voorzitter, penningmeester of secretaris, de hardcore bestuursfuncties die samen vaak het dagelijks bestuur vormen. Als bestuurder ben je vrijwilliger naast een drukke baan en een intensief gezin.  Die bestuursfunctie vind je een leuke bezigheid. Het moet niet al te moeilijk worden, je moet er geen dagtaak aan kwijt zijn en je wil vooral geen geruzie in de tent of andere lastige zaken die je ook weer mee naar huis neemt.

Maar aan de andere kant neem je je functie serieus, heb je principes en laat je je niet graag een oor aannaaien. Na enkele wittebroodsweken dient de eerste mogelijke crisis zich aan. Een testcase voor jou om te laten zien hoe je als penningmeester voor een groot district met 12 afdelingen optreedt en uit welk hout je bent gesneden. Je rol is vooral die van toezichthouder: je controleert samen met ondersteunende medewerkers van het landelijk bureau de inkomsten en uitgaven waaronder de declaraties van een afdeling en je ziet erop toe dat de interne spelregels goed worden uitgevoerd en nageleefd. Grote sponsoren verwachten dat je qua governance goed werk levert en de Ledenraad verwacht dat ook.

Nu krijg je een declaratie onder ogen, getekend door de penningmeester van een afdeling, waar je vragen bij hebt: het bedrag valt buiten de interne regels, de bestemming laat ook de wenkbrauwen fronsen en het geeft je al met al een unheimisch gevoel. Wat te doen: meegaan met de lokale penningmeester en voor akkoord tekenen waarna het geld wordt overgemaakt, plus geen gesodemieter en allerlei lastige vragen? Óf de declaratie tegenhouden en … onvermijdelijk ruzie in de tent?

Je kiest voor een tussenstap: aanvullende vragen om alle feiten boven water te krijgen. Maar de antwoorden op je vragen verstevigen je onderbuikgevoelens en geven een helder beeld dat wat men wil niet mag. Jij stelt je hard en duidelijk op en geeft het afdelingsbestuur helder aan niet te accorderen. Je wordt onder druk gezet het wel te doen, anders … Hoe dan ook, je houdt je poot stijf en wijst de declaratie af. Het gevolg is ruzie met het lokale afdelingsbestuur waarvan de voorzitter en penningmeester vervolgens aftreden uit onvrede over jouw besluit. De schuld wordt dan ook geheel bij jou neergelegd.

Kortom, er zijn twee mensen opgestapt dankzij jouw handelen. Is dat erg? Nee, integendeel dat is het niet! Vervelend is het wel maar de hele situatie is een uitgelezen gelegenheid om als new kid on the block duidelijk kaders te stellen en aan te geven waar de grenzen liggen. Het hoeft niet per se in je karakter te liggen om je poot stijf te houden ondanks dat de druk wordt opgevoerd. Maar het hoort wel bij het DNA van een slagvaardige bestuurder. In dit geval zijn er dus twee ‘lijken’. Elk nadeel heeft zijn voordeel zouden ze in de voetbalwereld zeggen. En zo’n voordeel is dat het uitoefenen van je functie alleen maar gemakkelijker is geworden. Niet iedereen wil immers het loodje leggen.

Dat is de wijze les uit bovengenoemd voorbeeld: als je nieuw bent en je wilt je positie duidelijk neerzetten en een bepaalde cultuur veranderen, zorg dan voor een “lijk”. Wordt die situatie je niet aangeboden, ga het dan zelf ook niet uit de weg als je bezig bent je beleid vorm te geven. Zorg er wél voor dat je eigen bestuur je rug dekt, dat je dossier op orde is maar deins niet terug. Want dán ben je zelf de zwakkere partij en kun je gechanteerd worden terwijl je wordt geacht integer toezicht te houden op de uitvoering van het financiële beleid binnen de vereniging.

Je kunt het slachtoffer ook opzettelijk zoeken c.q. niet uit de weg gaan als het opeens op je pad ligt maar zorg dan wel voor een kloppend dossier. De feiten moeten helder zijn en je maatregelen zijn proportioneel. Doe bij een zaak met mogelijke strafrechtelijke consequenties daarnaast aangifte. In mijn bestuurspraktijk hoor ik nog vaak dat dat niet gedaan wordt. Let op; de media kijken mee en vragen zich af waarom consequenties uitblijven. Als de sjoemelende bestuurder vervolgens vrolijk ergens anders aan de bak gaat, zal jij als bestuurder in de media zeker als laf, slap en onmaatschappelijk worden afgeschilderd. Want eigen verenigingsbelang is blijkbaar belangrijker dan het maatschappijbelang.

Kortom, treed op gepaste wijze op. En als je het “lijk” eenmaal hebt gecreëerd, zal het vaak ook zelf besluiten op te stappen. Als dit onverhoopt niet gebeurt, besluit dan als bestuur om het lidmaatschap van het “lijk” op te zeggen. Jij hebt je slag geslagen … je eerste stap in het bouwen en managen van een sterke bestuurdersreputatie is gezet.

MEER BLOGS VAN Lars Hooning

(HER)KENT U DE HAZEN EN WEET U HOE ZE LOPEN?

THEMA: STAKEHOLDERMANAGEMENT – “Weten hoe de hazen lopen” is een bekende uitdrukking. Hij geeft in grote lijnen weer wat er bij stakeholdermanagement komt kijken. Natuurlijk moet je de hazen eerst (her)kennen. Maar er is nog meer van belang als je het spel van rondrennende hazen goed wilt spel...

LEES VERDER

IS DE BESTUURDER EEN MASOCHIST?

THEMA: BESTUREN – In de ruim 35 jaar dat ik als vrijwilliger en dan vaak in de functie van voorzitter deel uitmaakte van allerlei besturen in verschillende sectoren, heb ik het nodige meegemaakt. Ik memoreer: chantage, bedreiging (en vervolgens aangifte gedaan), boze brieven van 3 kantjes met ...

LEES VERDER

MEER BLOGS

IN HET OOG VAN DE STORM

THEMA: CRISISCOMMUNICATIE – Als we de mensen die er iets vanaf weten mogen geloven (en dat mogen we, zou Mart Smeets zeggen), bevinden we ons nu in het oog van de storm. De voorkant van de coronastorm hebben we afgeslagen, of beter, onder controle gekregen. Dat deden we door massaal gehoor te ...

LEES VERDER

WHITEPAPER ‘HET F-WOORD’

Ondanks de corona-noodhulp en de voorgenomen exitstrategie zien veel bedrijven dat zonder ingrijpende maatregelen hun voortbestaan in gevaar komt. En zelfs als alles -hopelijk snel- achter de rug is, betekent het Nieuwe Normaal niet ‘business as usual’. Vrijwel niemand ontkomt eraan om voor de l...

LEES VERDER