Lars Hooning Associate Director

THEMA: BESTUURSCOMMUNICATIE ♦ Wat is de beste actie die je kunt doen om jezelf als nieuwe bestuurder binnen een organisatie op de kaart te zetten?  Hoe maak je zo snel mogelijk de kaders duidelijk en geef je aan welk gedrag wel of niet door jou wordt geaccepteerd? Het antwoord is simpel: zorg voor een “lijk”.

Stel je bent net in functie als bestuurder van een vereniging, bijvoorbeeld in een rol waarin je met alle leden van de vereniging te maken hebt: voorzitter, penningmeester of secretaris, de hardcore bestuursfuncties die samen vaak het dagelijks bestuur vormen. Als bestuurder ben je vrijwilliger naast een drukke baan en een intensief gezin.  Die bestuursfunctie vind je een leuke bezigheid. Het moet niet al te moeilijk worden, je moet er geen dagtaak aan kwijt zijn en je wil vooral geen geruzie in de tent of andere lastige zaken die je ook weer mee naar huis neemt.

Maar aan de andere kant neem je je functie serieus, heb je principes en laat je je niet graag een oor aannaaien. Na enkele wittebroodsweken dient de eerste mogelijke crisis zich aan. Een testcase voor jou om te laten zien hoe je als penningmeester voor een groot district met 12 afdelingen optreedt en uit welk hout je bent gesneden. Je rol is vooral die van toezichthouder: je controleert samen met ondersteunende medewerkers van het landelijk bureau de inkomsten en uitgaven waaronder de declaraties van een afdeling en je ziet erop toe dat de interne spelregels goed worden uitgevoerd en nageleefd. Grote sponsoren verwachten dat je qua governance goed werk levert en de Ledenraad verwacht dat ook.

Nu krijg je een declaratie onder ogen, getekend door de penningmeester van een afdeling, waar je vragen bij hebt: het bedrag valt buiten de interne regels, de bestemming laat ook de wenkbrauwen fronsen en het geeft je al met al een unheimisch gevoel. Wat te doen: meegaan met de lokale penningmeester en voor akkoord tekenen waarna het geld wordt overgemaakt, plus geen gesodemieter en allerlei lastige vragen? Óf de declaratie tegenhouden en … onvermijdelijk ruzie in de tent?

Je kiest voor een tussenstap: aanvullende vragen om alle feiten boven water te krijgen. Maar de antwoorden op je vragen verstevigen je onderbuikgevoelens en geven een helder beeld dat wat men wil niet mag. Jij stelt je hard en duidelijk op en geeft het afdelingsbestuur helder aan niet te accorderen. Je wordt onder druk gezet het wel te doen, anders … Hoe dan ook, je houdt je poot stijf en wijst de declaratie af. Het gevolg is ruzie met het lokale afdelingsbestuur waarvan de voorzitter en penningmeester vervolgens aftreden uit onvrede over jouw besluit. De schuld wordt dan ook geheel bij jou neergelegd.

Kortom, er zijn twee mensen opgestapt dankzij jouw handelen. Is dat erg? Nee, integendeel dat is het niet! Vervelend is het wel maar de hele situatie is een uitgelezen gelegenheid om als new kid on the block duidelijk kaders te stellen en aan te geven waar de grenzen liggen. Het hoeft niet per se in je karakter te liggen om je poot stijf te houden ondanks dat de druk wordt opgevoerd. Maar het hoort wel bij het DNA van een slagvaardige bestuurder. In dit geval zijn er dus twee ‘lijken’. Elk nadeel heeft zijn voordeel zouden ze in de voetbalwereld zeggen. En zo’n voordeel is dat het uitoefenen van je functie alleen maar gemakkelijker is geworden. Niet iedereen wil immers het loodje leggen.

Dat is de wijze les uit bovengenoemd voorbeeld: als je nieuw bent en je wilt je positie duidelijk neerzetten en een bepaalde cultuur veranderen, zorg dan voor een “lijk”. Wordt die situatie je niet aangeboden, ga het dan zelf ook niet uit de weg als je bezig bent je beleid vorm te geven. Zorg er wél voor dat je eigen bestuur je rug dekt, dat je dossier op orde is maar deins niet terug. Want dán ben je zelf de zwakkere partij en kun je gechanteerd worden terwijl je wordt geacht integer toezicht te houden op de uitvoering van het financiële beleid binnen de vereniging.

Je kunt het slachtoffer ook opzettelijk zoeken c.q. niet uit de weg gaan als het opeens op je pad ligt maar zorg dan wel voor een kloppend dossier. De feiten moeten helder zijn en je maatregelen zijn proportioneel. Doe bij een zaak met mogelijke strafrechtelijke consequenties daarnaast aangifte. In mijn bestuurspraktijk hoor ik nog vaak dat dat niet gedaan wordt. Let op; de media kijken mee en vragen zich af waarom consequenties uitblijven. Als de sjoemelende bestuurder vervolgens vrolijk ergens anders aan de bak gaat, zal jij als bestuurder in de media zeker als laf, slap en onmaatschappelijk worden afgeschilderd. Want eigen verenigingsbelang is blijkbaar belangrijker dan het maatschappijbelang.

Kortom, treed op gepaste wijze op. En als je het “lijk” eenmaal hebt gecreëerd, zal het vaak ook zelf besluiten op te stappen. Als dit onverhoopt niet gebeurt, besluit dan als bestuur om het lidmaatschap van het “lijk” op te zeggen. Jij hebt je slag geslagen … je eerste stap in het bouwen en managen van een sterke bestuurdersreputatie is gezet.

MEER BLOGS VAN Lars Hooning

BOUWEN AAN VERTROUWEN

THEMA: REPUTATIEMANAGEMENT / In het normale, gangbare grote mensenleven waar je voor je geld moet werken is het leven overzichtelijk: je hebt een opleiding, daar doe je bij voorkeur vakmatig iets mee en voor al je inzet krijg je iedere maand je salaris. Je hebt een baas die je vertelt wat je moet d...

LEES VERDER

GEDRAGSCODES: GEEN WOORDEN MAAR DADEN!

THEMA: COMPLIANCE EN COMMUNICATIE ♦ Nederlanders zijn soms een merkwaardig volk: enerzijds zijn wij gek op regels en als er die nog niet zijn dan verzinnen wij die ter plekke. Anderzijds willen we dat niet altijd alles verplicht en geregeld wordt en moet het aan ons zelf worden overgelaten om...

LEES VERDER

MEER BLOGS

ZORGEN DAT OOK IN DE MEDIA NIETS BOVEN GRONINGEN GAAT

THEMA: ISSUEMANAGEMENT – Als er ooit een provincie was met een terechte noodkreet dan is het wel die van het door aardbevingen getroffen Groningen. Okee, de nood van Zeeland in 1953 was acuter, maar die van Groningen is langduriger en letterlijk en figuurlijk slopender. En de nood is ook nog e...

LEES VERDER

OFF-THE-RECORD SESSIE, 25 APRIL 2019

Bestuurders  van organisaties liggen onder het maatschappelijke vergrootglas. Dat merken zij steeds vaker aan den lijve. De vraag naar meer transparantie, nieuwe morele en ethische normen, de aandacht van media voor maatschappelijke organisaties, sociale media waarbinnen verdenkingen, beschuldi...

LEES VERDER